Blog

Zarządzanie procesami składowymi logistyki przedsiębiorstwa może być skuteczne jedynie pod warunkiem ciągłego diagnozowania każdego etapu. Służą do tego wskaźniki Key Performance Indicators. KPI w logistyce to potężne narzędzie!

KPI są to dokładnie zdefiniowane wielkości liczbowe, kalkulowane na podstawie danych dostarczanych przez uczestników procesów logistycznych: firmy transportowe, magazyny itp. Sposób zbierania danych i algorytmy obliczania wyników liczbowych muszą być ustandaryzowane, w przeciwnym wypadku informacje odczytywane z danych będą niemiarodajne. Bez standaryzacji nie będą przydatne do porównywania kilku dostawców usług czy choćby rozpoznawania trendów bądź potencjalnych odchyleń od normy.

Wskaźniki KPI są wygodne, ale ich interpretacja wymaga dogłębnej znajomości procesów, ich otoczenia, sposobów gromadzenia danych itp. Bez tego z trudem wyliczone wartości pozostaną suchymi liczbami, często wprowadzającymi w błąd niedoświadczonego analityka.

Wskaźniki KPI w logistyce

Dzieli się je na grupy umożliwiające ocenianie poszczególnych etapów łańcucha logistycznego.

Wskaźniki zakupowe (zaopatrzeniowe)

• Liczba wadliwych dostaw – odsetek przypadków, w których dostawca nie wywiązał się z umowy w zakresie świadczonej usługi lub jakości produktów.
  Wadliwe dostawy = odrzucone zamówienia / łączna liczba odebranych zakupów x 100
• Rzetelność dostawców – odsetek opóźnień w dostawie towarów do magazynu.
  Rzetelność dostawców = zamówienia otrzymane po terminie / łączna liczba odebranych zamówień x 100
• Terminowość realizacji – czas od złożenia zamówienia przez dział zakupów do momentu przyjęcia towarów w magazynie.
  Termin realizacji zamówień = data przyjęcia zamówienia – data złożenia zamówienia

 Wskaźniki magazynowe

• Jednostkowy koszt magazynowania – koszty magazynowania w stosunku do liczby zapasów składowanych w magazynie w danym okresie.
  Jednostkowy koszt magazynowania = łączny koszt magazynowania / nominalna pojemność x współczynnik zajętości
• Czas trwania cyklu zamówienia wewnętrznego – czas liczony od momentu otrzymania zamówienia do wysłania towaru.
  Czas trwania cyklu zamówienia wewnętrznego = data otrzymania zamówienia – data wysyłki
• Wskaźnik terminowych dostaw – liczba zamówień przygotowanych do odbioru. Pokazuje wydajność magazynu i poziom obsługi klienta.
  Wskaźnik terminowych dostaw = liczba terminowych zamówień / łączna liczba zamówień x 100

 Wskaźniki transportowe

• Koszty transportu względem sprzedaży – łączny stosunek kosztów transportu do poziomu sprzedaży.
  Koszty transportu względem sprzedaży = łączne koszty transportu / sprzedaż
• Terminowość dostaw – sprawność transportu na ostatniej mili, wyrażona w procentach.
  Terminowość dostaw = liczba terminowych dostaw / łączna liczba zrealizowanych dostaw x 100
• Stopień wykorzystania floty – poziom zapełnienia środków transportu w stosunku do całkowitej przestrzeni ładunkowej (m³) lub nośności (kg).
  Stopień wykorzystania floty = zajętość / całkowita przestrzeń ładunkowa w m3 lub nośność w kg

Do oceny zapasów najlepiej sprawdzą się następujące parametry:

• Wskaźnik rotacji zapasów – obieg danej pozycji asortymentowej w magazynie. Im wyższy wskaźnik, tym lepiej, ponieważ oznacza to, że sprzedaż przynosi firmie zyski.
  Wskaźnik rotacji = wartość sprzedanych towarów / średnia wartość zapasów
• Wskaźnik braku zapasów w magazynie – określenie, ile razy nie udało się zaspokoić popytu z uwagi na brak dostępnych towarów.
  Wskaźnik braku zapasów = niezrealizowane zamówienia / zamówienia łącznie x 100
• Wskaźnik ubytku zapasów – procentowa dokładność ewidencji. Pokazuje stosunek zapasów rzeczywistych do zewidencjonowanych.
  Wskaźnik ubytku zapasów = (zewidencjonowane zapasy – rzeczywiste zapasy) / zewidencjonowane zapasy

KPI w logistyce a retrospekcja

Rejestrowanie wskaźników KPI i ocenianie ich zmian w czasie rzeczywistym ma ograniczone znaczenie. O wiele więcej wniosków można wyciągnąć, porównując zmiany w dłuższej perspektywie, np. miesiąc do miesiąca albo rok do roku.

Współczynniki KPI nie są jednak dane raz na zawsze. Procesy logistyczne ewoluują. Pojawiają się nowe technologie. Zmieniają się paradygmaty organizacji pracy. Jeśli te zmiany nie zostaną uwzględnione na czas, zmniejszy się wartość diagnostyczna wskaźników.

Co więcej, interpretacja KPI nie powinna ograniczać się do prostego porównywania liczb. Tym bardziej nie należy podejmować decyzji o przedłużeniu lub zakończeniu współpracy w partnerem logistycznym wyłącznie na podstawie KPI. Procesy logistyczne zawsze przebiegają w jakimś kontekście. Zrozumienie zmian zachodzących w otoczeniu logistyki i uwzględnienie ich wpływu może sprawić, że zmiany wskaźników zyskają zupełnie inne znaczenie.

Dla przykładu, nie sposób interpretować gwałtownego spadku wszystkich możliwych wskaźników w latach 2020–2022 bez uwzględnienia faktu, że w tym okresie świat został sparaliżowany przez pandemię COVID-19. Podobnie pogorszenie jakości usług transportowych w okresie po lutym 2022 r. można wytłumaczyć odpływem ukraińskich kierowców, którzy wrócili do kraju, żeby walczyć z Rosją. Przykładów działania „siły wyższej”, także na rynkach lokalnych, można podać o wiele więcej.